Q: Which of the following is the BEST example of an out-of-office statement for your work email?

A: I’m not in. Don’t know where I’m going. Don’t know how long I’ll be gone. Don’t know when I’m coming back - and neither do you. OPSEC Baby! I will be checking email daily.

B: I am currently out of the office for 14 glorious days. I finally got my vacation approved and I’m taking the little woman, Junior and baby girl to the Atlantis Resort (and casino!!). For any security issues don’t even think about contacting me! Instead, please contact Regional Security Manager Susie Smith at (555)-555-1234. BTW: she is also the SAP coordinator. Assuming I actually come back to work (ha-ha) all emails will be addressed on my return.

C: I am currently out of the office. If you need immediate assistance please contact Joe Smith at (555)-555-1234.

D: I am on travel until the first of next month. I’m attending a classified conference which means I won’t have my laptop during the conference (8am - 5pm each day). I can’t even check during lunch so I’ll be leaving my laptop in my hotel room but I promise to get back to you after 5pm. If you really need to contact me call the Springfield Marriott and ask for me (room 209), Steve Jones (room 426) or Joey Smith (room 427) and they’ll put you through. For those of you working on Project Nighttrain - I won’t have access to JWICS or SIPR until I get back so don’t bother sending anything to those accounts. Have a great day.

Assuming I don’t have to actually give you the correct answer I surely hope you get the point. What you put in your out-of-office statement - or your voicemail message - must be free of sensitive information. This also speaks to need-to-know. There are a multitude of reasons why this is important and a multitude of ways an adversary could exploit your information - suffice to say that you need to heed this advice. Keep your out-of-office email statements and your voicemail recordings short and to the point. Don’t include any information that doesn’t absolutely need to be there.

Keep the Faith!
Revelator

Vacation - The Go-Go’s

“PRANK PAINTING HUNG IN PENTAGON FOR NEARLY A YEAR”
For nearly a year, a commemorative portrait of Ensign Chuck Hord, “lost at sea” in 1908, hung on a Pentagon wall. Amazingly, no one noticed that the painting was actually a stylized photograph and that the man in it looked like he had stepped out of GQ magazine, complete with blow-dried hair. Turns out that the portrait, which belongs to 53-year-old military retiree Capt. Eldridge Hord III, was smuggled in by one of Hord’s buddies in July 2011. The unusual hairstyle tipped off the Wall Street Journal, which alerted Pentagon staff, who have taken it down. What party poopers.”

How cool is that? Indicators people! In OPSEC, you’ve got to see the indicators. Sometimes, like the item above, not noticing indicators is simply embarrassing. At other times though, not noticing an indicator could cost lives. Ambushes, IED’s, surprise attacks: each of these typically will give off indicators. If you see one of those indicators it could give you a tactical advantage or help you reassess your current plan of action. It really doesn’t get much simpler or stronger than that.

Yes, OPSEC is a formal program with Program Managers, Program Coordinators, official guidance, and a defined 5-step process. But in the big picture - the one where the people we support live - it must be a way of life, a mind-set, a way to view the world. Some of you know this as situational awareness. Call it what you want but if you are not actively looking for, recognizing and reacting to the indicators around you then you are not doing all you can for yourself or your unit/organization.

On the way into work today (speeding as usual) I noticed multiple cars about 1/2 mile ahead of me were applying their brakes. To me that means one of two things: an accident or a cop on the side of the road. Either one dictated early braking which I did. It was a cop. The indicator was the brake lights. I looked for it, recognized it and reacted to it and will keep my driver’s license another day.

Keep the Faith!
Revelator

It’s In The Way That You Use It - Eric Clapton

Some of it is quite easy to deal with. That birthday card (with those stupid cats on it) the office gave you three years ago can probably just go into the recycle bin now. I know you don’t want anyone to see you throw it away lest you hurt their feelings but come on, it’s been three years now; it’s time to let it go. Likewise that drawer full of soy sauce, ketchup and salsa packets along with the individual salt and pepper packages. Go ahead and keep a couple of those pre-packed spork and napkin sets – they will come in handy later - but that other stuff can go right into the trash. But there are also some items that you will be getting rid of that are not so easy to deal with. What do you do with those 10 compact discs that you have no use for any longer? And what about all those floppy discs you’re hanging on to? Floppy discs? Seriously? I know some of you still have them in a drawer or cabinet somewhere and I’m here to tell you that it is way past time for you to come on into the new millennium with the rest of us.

When you are moving or simply cleaning out your space we all need to remember there are security concerns that need to be considered. If your organization has a “shred all” policy when it comes to paper products then you know you have to personally shred, or place into a burn bag, any paper products you will be disposing. But what if you don’t have a “shred all” policy? How do you determine what goes into the burn bag, your shred box, your recycle bin or your trash can? It’s quite simple really; if that paper is marked “For Official Use Only”, “Privacy Act”, “Company Proprietary”, or any of the other markings we place on unclassified documents then it must be destroyed. But just one second, we’re not quite done here. We haven’t dealt with unmarked papers that may contain critical or sensitive information. What’s that you say? How are you supposed to know the difference between critical or sensitive information and just plain old unclassified information? This too is quite simple if you know where to look. Your organization has what is called a “Critical Information List.” This list details what unclassified information is considered “critical” and should be destroyed accordingly. You simply check out the information contained in your document and then check to see if that information is shown on the Critical Information List. If it is there then shred or otherwise destroy the material. If it is not on the Critical Information List (or otherwise classified) you have my blessing to toss that right into the recycle bin or trash can. Hell, you can put it right back into that bottom desk drawer to let the next guy deal with it for all I care. And finally, if you still have questions or are just unsure if that paper you are about to throw away should be shredded or put into the burn bag then simply call your local OPSEC or security personnel and he or she will provide the proper guidance.

While paper products are fairly easy to deal with what about all that multi-media you’ve got laying around that needs to get tossed. Well, you can’t just “toss” it can you? No; you need to determine how to correctly dispose of these materials. If you have an approved electronic media destruction machine in your area then please feel free to destroy with extreme prejudice. If you don’t have one then contact your local Information Assurance office and ask for direction. When in doubt always ask those who are getting paid to know.

One last thought here; over a 34 year career I have unfortunately seen a number of good people get in hot water for simple mistakes and that just sucks. One mistake they made was not looking under, around or in back of every piece of furniture in the outgoing office. Papers, discs, thumb drives and other material can easily get stuck in these places and you won’t know about it until the new person in your office (or a member of the cleaning crew!) finds it and reports it. Another mistake is to not thoroughly clean out every drawer, nook and cranny of every desk, filing cabinet or piece of furniture in your office. Many is the time that people have inadvertently left sensitive or even classified information in these places only to be called into an office some time later to be “questioned” about the incident.

For those of you getting promoted and moving into a better office; congratulations. For those of you just getting shuffled to a new cubicle for the umpteenth time and those who are stuck spring cleaning; I’m sorry. But for each and every one of you moving or cleaning please use this guidance or that provided by your local security personnel.
BTW: In case you were wondering that ridiculous cat birthday card you got three years ago was the only card left at the 7-11 when your coworker Eddie ran there at 3:30 because they forgot your birthday. Why do you think all you got was a Ding Dong with a single candle in it instead of that ice cream cake you had been hinting at all week?

Keep the Faith!
Revelator

Movin’ Out (Anthony’s Song) - Billy Joel

No; my problem deals with ignoring the unintentional theat. In my experience the insider threat is the greatest challenge we face when talking about the security of an organization. If we create a policy that only speaks to the malicious insider threat we are doing ourselves a great disservice by ignoring the unintentional insider. Clearly, I haven’t read the draft policy and I sincerly hope that there is verbiage dealing with the unintentional insider but I certainly didn’t hear it in the article and I suspect, unfortunately, that this threat will be ignored in the new policy.

To get my complete thoughts on the insider threat please see “Welcome to the Jungle” - 30May08, “Insider” - 09Oct08 and “Chain of Fools - 05Dec08.

The referenced article can be read at http://www.federaltimes.com/article/20120405/AGENCY03/204050304/1004/AGENCY03.

Keep the Faith!
Revelator

Dancing in the Dark - Bruce Springsteen and the E Street Band

My, my it has been a long time hasn’t it? For reasons I’m certainly not gonna go into in this forum I have been away for quite some time and I know now that it is time to get back to educating, entertaining and ruminating on all things OPSEC. I hope I haven’t lost those three dedicated readers during my absence. I am recharged and will speak about OPSEC because I am The Revelator and OPSEC is the way, the light and the glory (for protecting information and saving lives). Stay tuned…

Keep the Faith!
Revelator

Missing You - John Waite

I am OPSEC

by layne marino

Keep the Faith!

For reasons I’ve yet to be able to fathom fortune cookie producers have apparently run out of fortunes. I mean, they must have or they wouldn’t be stuffing my fortune cookies with inane faux wisdom and senseless inspirational messages. If I’ve said it once I’ve said it a thousand times: It’s a fortune cookie damn it and it should have a fortune in it!”

Fortunes: Things that happen or are to happen to a person in his or her life.

That is what it says in the dictionary. And that is all I want from my fortune cookie - a prediction of things that are to happen to a person in his or her life. Instead here is a sample of a “fortune” I got out a fortune cookie recently - “You must be the change you wish to see in the world”. Clearly not a fortune. But if not a fortune then what is it? An order? A direction for my life? I’m gonna call it advice. The only problem is that if I wanted advice I would have opened an advice cookie which to my understanding doesn’t exist so why then am I getting advice from a freaking fortune cookie? If the world wanted advice there would be advice cookies but clearly the world has spoken and said “No advice cookies! Give us fortune cookies.” And yet, advice is what we get.

Sometimes…

Others times we don’t even get advice. Sometimes we get crap like this: “Love is like paint…it makes things beautiful when you spread it, but it will dry up if you don’t use it.”
What the hell?
Oh, that is just soooooooo weak. Seriously? Love is like paint…? What kind of crap is that? Not a fortune to be sure but not advice either so now we have a new category of stuff coming out of my “fortune” cookie. But what is it? Wait. I don’t care what it actually is I just know it isn’t a fortune so I’m just gonna classify it as disappointing. Oh but there’s more…

“The weekend ahead predicts enjoyment.” Really? Exactly how does the weekend do that? I can see how the weekend might promise enjoyment but I can’t grasp how it can predict enjoyment. So while I was almost fooled into thinking this was a fortune I had to rule it out based on the impossibility of the statement. Next!

“Some people dream of worthy accomplishments while others stay awake and do them.” Well thank you fortune cookie for pointing out what a worthless human I am cuz I’m not out accomplishing anything worthy. I just wanted a freaking fortune that would make me, even for the slightest moment, think of the future possibilities. Instead, I get told I’m a dreamer…a lazy, shiftless, worthless dreamer who will never accomplish anything. Just what I needed to top off the meal.

And finally, the best of them all. I’m not sure what to say about this so I think I’ll just type it here and leave it for you to ponder…

“Writing is thinking on paper.”

Keep the Faith!
Revelator

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As the anniversary of the day President Reagan (Saint Ron) signed National Security Decision Directive Number 298 into being I can’t wait to celebrate National OPSEC Day…is what I would be saying if, in fact, there were such an anniversary. Well ok, for arguments sake I guess any day that something happened would be followed annually by an anniversary but I’m not talking about just any day. No sir and no ma’am. I’m talking about a commemorative anniversary. One that celebrates all that is encompassed by the signing of this important document.

Those of you who have read one or two of my missives in this blog may be wondering just what type of tomfoolery I’m up to now but let me assure you that I am rather serious about this.

And so I ask you; why not a National OPSEC Day?

Aside from our formal holidays most “National Days” are there to commemorate but also - and perhaps more significantly - to raise awareness about a specific subject. Here are but a few examples: Family Literacy Day - America Recycles Day - World Aids Day - Human Rights Day.
And that’s a very, very, very small sample of “National Days”.

Also understand that many things are so important they merit a whole month: National Colorectal Cancer Awareness Month - National Autism Awareness Month - National Child Abuse Prevention Month - Sexual Assault Awareness and Prevention Month. All very good months to be sure and again, a very, very small sampling.

On the other end of the scale we have literally hundreds of other “National Days” that are just plain ridiculous: Run It Up the Flagpole and See if Anybody Salutes It Day - Old Rock Day - National Step in a Puddle and Splash Your Friend Day - Blame Someone Else Day - National Answer Your Cat’s Question Day. And those are all contained in January - and that ain’t all of them.

With this in mind how hard could it be to create a National OPSEC Day? Actually, quite hard indeed. A truly “National” day is literally an act of Congress and takes a lot of work. The first step is to contact your local congress person. Once you have their attention, you have to create the proposal and hopefully get it on the congressional agenda before too many years have passed. If you are intent on doing it and have the patience, it can be done. I’m afraid I don’t have the time or resources to mount such an effort.

We, as a group though, just might. And quit waiting for a punch line - there isn’t one coming.

I do OPSEC for a living. I think it’s important enough to dedicate my golden years doing OPSEC and hopefully (on some level) making OPSEC something better today than it was yesterday. And I know for a fact that there are hundreds (thousands?) of you out there doing the same as I am. I would name names of those I think are really contributing to the OPSEC profession but that would appear that I am calling them out as opposed to proving to you that I’m not the only one out here that respects OPSEC and works hard at it.

So what is next? I have no idea. I didn’t write this as someone trying to rally the troops around me and this idea. No - I just wanted to plant the seed and tell you that I think a National OPSEC Day would actually be a good idea.

The question now is - who will step up and try to make OPSEC a little better today than it was yesterday?

Keep the Faith
Revelator

So where does that leave us? Where it always has…filling the role of outcast. If you have been in OPSEC for more than three months then you should have at least some inkling about how people have treated us as a group lo these many years.

“Hi folks, I’m your OPSEC Manager and I’m here to give you your annual OPSEC briefing” is generally not followed by cheers, clapping or the wave. Nope; generally it’s rolled eyes and low (mostly) groans. It’s always fun too when being introduced to someone and they casually ask what you do for a living and you say quite proudly - “I’m an OPSEC Manager.” Don’t you hate that glazed look on their face as they try to think of something kind to say instead of what they are thinking which is most likely something like - “What the &%#$ is an opeck manager?” And if you are foolish enough to try to explain exactly what an OPSEC Manager does you can look forward to a simple - “That sounds interesting. Excuse me, I have to uh, you know, uh…go…over, uh there, for a moment.”

Every time MSN pumps out another “Top Ten Jobs” list I eagerly look to see if OPSEC is there and for some unknown reason it never is. I wonder if the fact that hardly anyone in the world knows that we exist is one of the reasons. Or maybe it’s that OPSEC jobs are roughly 0.000000000000000000000000000000000000000013% of the total job market - and I ain’t kidding. Cool huh?

Actually not so cool. We’re not gonna get rich doing this and we’re not gonna get much publicity or notoriety as OPSECers which begs the question: Just why the hell are we doing this? I can’t speak for every OPSECer out there but I do it cuz I believe in this thing we call OPSEC. I truly believe that OPSEC can make a difference - that OPSEC can and does save lives. If I didn’t believe that then I couldn’t keep doing it.

It ain’t about being cool or being in the right clique - for me it’s about going home at the end of the day and being proud of what I do and what I’ve done.

To continue the high school theme; 12 years ago OPSEC asked me to the Sadie Hawkins Dance and while we broke up once or twice we’re still going steady. Matter of fact we’re planning a little getaway to DC in September…

Keep the Faith!
Revelator

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6. Satellite list updated and maintained by experts.
Note: requires Android 1.6 or higher.
Note: For some reason AndroidZoom keeps reporting that the app is free. The price is $2.99.

Ain’t technology great? Actually this might be one of those times when technology is actually great. Can you see any uses for this handy, dandy app? I took my cool phone swimming with me at my birthday party so I can’t download this app to see which satalittes it may be tracking but I think that might be some pretty interesting information.

I’m not gonna get deep into the implications of such a device - I just wanted to put it out there for you just so you know.

Keep the Faith!
Revelator

The Sky Is Crying - Stevie Ray Vaughn